公函的基本知識

【推薦】公函的基本知識

　　公函，正式的或官方的書信。公函是黨政機關、人民團體、企事業單位間商洽和聯系工作時使用的一種文體。公函的使用范圍很廣，平行機關或者不相隸屬機關間聯系工作是可以使用公函，上下級之間的聯系、詢問、答復工作時，也可以使用公函。下面是小編為大家收集的【推薦】公函的基本知識，希望對大家有所幫助。

　　(1)公函的構成

　　公函包括標題、主送機關題與正文加以介紹。

　　①標題一般由發文機關、事由、文種組成。一般發函為《關于xx(事由)酌函》;復函為《關于xx(答復事項)的復函》。

　　②正文一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復酌事項和問題;希望和要求，如“務希研究承復“敬請大力支持為盼”等。

　　(2)公函的寫作要求

　　①要一函一事，切忌一函數事。

　　②要體現平等坦誠精神，主體平等，不卑不亢。請求性函作為商洽性公文在平行或不相隸屬機關單位問使用，一個突出的特點是行文單位和受文單位之間在法律、政治、經濟地位方面酌平等關系，亦即主體平等。這就要求撰擬者將這種平等意識融入請求性函的寫作中，不因“有求于入”而心存卑微，刻意作恭敬語;也不因單位大或執摹權力而凌駕于人、居高臨下。力求做到不卑不亢。

　　③態度謙和，措辭得體。不卑不亢不等于不講禮貌，請求性函尤其要注意態度謙和，行文中表現出對受文單位的尊重。尊重他人才會被入尊重，才能創造愉快酌合作氛圍。這里要特別指出酌是態度謙和不等于故作謙卑，行文講究措辭得體適度，謙遜過度反而有損敬意的表達。

　　④請求明確，以城相商。請求明確是指要開誠布公地提出問題，確切地說明是什么事，商洽什么，告知什么，請求什么，即請求對方做什么。以誠相商是表現商洽性酌關鍵所在。要充滿誠意，以誠摯之心去感染入、打動人。可以向對方介紹自己，介紹自己的意愿、方案，也可以陳述提出問題的依據、背景材料;還可以闡述理由，以取得對方的充分理解。當然應該要言不煩，啰嗦拖沓的文字使入難有好印象，效果肯定不佳。

　　請求性函是程式化較少，寫作相對自由的文種，其寫作的藝術性較高，特別注重以理服人，以誠動人。把握請求性與商洽性兩大特點并力求二者的有機統一、協調平衡是請求性函寫作的關鍵。

　　例文：

各縣(市)、區、局、廠、礦、公司檔案局、科，市宜各單位：

　　為了促進各級檔案館室的基礎業務建設，深人貫徹實施《檔案法》，推動檔案管理規范化、標準化、現代化進程，市局精心選編了《檔案法規及機關企事業檔案室升級標準文件匯編》一書。內容主要有;(一)修改后的《中華人民共和國檔案法》全文……該書屬于法規及規范性文件匯編，是檔案工作、文書工作及辦公部門必備的工具書，無論單位性質或大或小都應該購買。團印數有限，請各級檔案部門、辦公部門組織有關人員從速購買。每冊收成本費12.00元，可郵局匯款，也可銀行匯款，或來人購買，款到發書。

　　郵局匯款(略)

　　銀行匯款(略)

　　xx市檔案局(印章)

　　xxxx年x月x日

　　這是一則推銷書籍的請求性函，卻不見半點請求性和商洽性，寫得像指示性通知。本來，為了檔案工作的規范化，選編相關法規成書銷給有關單位也無不可。但如此行文卻實在欠妥，這種強如于人的命令語氣應該徹底根棄。

　　拓展閱讀：公函的格式

　　一、函的涵義和用途

　　函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的輕武器。具體來說，函的用途主要包括四個方面：

　　1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系，往來。

　　2、向無隸屬關系的業務主管部門請求批準有關事項。

　　3、業務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的'事項。

　　4、機關單位對個人的事務聯系，如復群眾來信等。

　　二、函的特點

　　1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發函件的單位均以比較平等的身份進行聯系。上至國務院，下至基層組織，企事業單位，社會團體都廣泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。

　　3、用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學性的文種。

　　三、函的類型

　　1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯系有關事宜的函。如人員商調，聯系參觀學習等。

　　2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答復有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出詢問函和答復函。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問，用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答復，用答復函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。

　　3、批請函。即用于不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的函。批請函實際上又可以分為請批函和審批函。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用于主管部門答復不相隸屬機關單位的請批事項。

　　4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。

　　以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復函。

　　四、函的結構和寫法

　　(一)標題

　　函的標題一般由發文機關，事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

　　(二)正文

　　1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據。

　　一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區，本單位的實際需要，疑惑和困難。

　　復函的開頭引用對方來文的標題及發文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以現將有關問題復函如下一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。

　　2、主體。寫需要商洽，詢問，答復，聯系，請求批準或答復審批及告知的事項。函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。

　　3、結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用特此函告，特此函達。若是要求對方復函的，則用盼復，望函復，請即復函等語。請批函多以請批準，請大力協助為盼，望能同意，望準予××是荷等習慣用語收束。復函的結語常用特此復函，特此回復，此復等慣用語。也有的函不寫結語。

　　五、注意問題

　　1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關系的上級機關請求指示，批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。

　　2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發空泛的議論。

　　3、一文一函，簡潔明了。

　　4、語言要規范得體，并體現函的用語特色。發函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復函，則態度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。

【公函的基本知識】相關文章：

公函05-15

學校的公函10-06

單位公函06-30

給物業的公函（經典）07-16

學校的公函10-08

變更的公函10-12

給客戶的公函07-23

給物業的公函08-25

請求的公函10-27

公函的格式12-13