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文書管理制度細則解釋
制度名稱文書管理制度受控狀態
編號
執行部門監督部門考證部門
第一章總則
第1條目的
為使文書管理制度化、規范化，以增進文書處理的品質及效率，特制定本制度。
第2條范圍
本單位各部門與外界往來文書的收發均由行政管理部負責。
第二章收文
第3條簽收文件時，要確認收文單位或收件人姓名無誤后再進行簽收。
第4條簽收文件時，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發現其中一項不對口，應及時報告主管領導。
第5條簽收文件應簽寫姓名并注明時間。
第6條文件的登記編號：對收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上詳細登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來文單位、發文字號和文件標題。參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管，個人不得存放。
第7條內部制發文件流轉，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章發文
第8條企業的文件由行政管理部負責起草和審核，由總經理簽發；企業本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，由總經理簽發。
第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發。
第10條在企業日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用企業文件的形式發布。
第四章分文
第11條外來文件由行政管理部登記收文后，根據業務性質分送各有關部門處理。
第12條內部制發文件流轉時，由發文部門登記簽發后，直接送收文部門登記簽收。
第五章會簽
第13條需多部門或多人會簽處理的文件應附上《收文處理單》。
第14條各部門收到需參與會簽的文件時，須本著本部門的職責及時認真處理并簽署意見。
第15條文件收文后，再依《收文處理單》內所指定的會簽順序，轉送其他會簽部門或某人，若某部門或某人為最后一個會簽單位，則處理后將本文件轉送行政管理部。
第16條重要文件的審核、批示與執行
涉及企業總體協調或應由總經理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見，呈總經理或交其他授權者做最終的審核、批示，并下發相關部門予以執行。
第六章立檔
第17條經辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業務文件由業務辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。
第18條立檔按年度、機構、問題分類立卷，卷中按規定編頁碼號，卷首有案卷目錄。
第19條文件檔案用卷宗按規定裝訂保存。
第七章文書日常管理
第20條借閱
（1）凡因工作需要借閱文件時，必須履行手續，一般文件經部門經理簽字同意，重要文件經總經理同意方可借閱。
（2）文件借出室外需登記，借閱期間應保證文件的完整與安全，閱后在規定時間內歸還。
（3）翻印（復印）如需復印文件，應經領導同意方可復印。
第21條保管
（1）文件應妥善保管，防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。
（2）所有文件應有專柜存放，加鎖，定期清理翻動、通風、防濕。
（3）機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或對外泄露。
第22條文件的銷毀
文件的銷毀應請示領導簽字同意，并建賬登記，經兩人以上監督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。
第八章附則
第23條本制度由行政管理部負責解釋，自頒布之日起實施。
編制日期審核日期批準日期
修改標記修改處數修改日期
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