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物業(yè)檔案室管理制度（通用10篇）
現(xiàn)如今，很多場合都離不了制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的物業(yè)檔案室管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
物業(yè)檔案室管理制度 1
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕�?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的`檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);
2、要愛護(hù)檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯,應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
物業(yè)檔案室管理制度 2
一、總則
1.1本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門的需求。
1.2本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。
二、檔案室的設(shè)立和管理
2.1物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。
2.3物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2物業(yè)檔案室應(yīng)對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立檔案目錄。
3.3物業(yè)檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù)，滿足其了解和使用物業(yè)信息的'需求。
五、檔案的銷毀
5.1物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對過期或無用的檔案進(jìn)行銷毀。
5.2物業(yè)檔案室在銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷毀的安全和徹底。
六、附則
6.1本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2對本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案室管理制度 3
為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應(yīng)加強(qiáng)對所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。
2、設(shè)立相應(yīng)的.檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設(shè)備等，對物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機(jī)查詢目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計(jì)。
9、凡需銷毀的檔案，必須經(jīng)過物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)檔案室管理制度 4
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的.保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案室管理制度 5
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的`復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
7、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案室管理制度 6
第一條總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項(xiàng)目)部門或管理處+案卷號
如:2004/市場/001
2)工程類檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類+案卷號
如:2004/百事可樂/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類檔案:會計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號等。
第六條檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的'檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
物業(yè)檔案室管理制度 7
為使公司顧問管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來往文件、公函、提供的.資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。
三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個(gè)項(xiàng)目內(nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。
六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。
七、顧問項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。
八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。
物業(yè)檔案室管理制度 8
依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動中所形成的具有參考價(jià)值的`文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案室管理制度 9
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進(jìn)行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設(shè)專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的.文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異�；騺G失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)處理，銷毀檔案資料要經(jīng)過認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
物業(yè)檔案室管理制度 10
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀(jì)要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項(xiàng)目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機(jī)密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)文件、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負(fù)責(zé)管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復(fù)印一份存檔。
（2）凡涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項(xiàng)工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補(bǔ)辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
（6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機(jī)密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機(jī)密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當(dāng)天借閱當(dāng)天歸還；機(jī)密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。
4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復(fù)印。如確需復(fù)制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；機(jī)密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、機(jī)密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機(jī)密文件丟失或泄露機(jī)密的，其后果由責(zé)任人承擔(dān)，必要時(shí)公司將采取法律手段保護(hù)公司的利益。
四、專業(yè)技術(shù)資料的管理
1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的.技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續(xù)，實(shí)行“誰領(lǐng)用誰保管誰負(fù)責(zé)”的管理原則。管理人員每月負(fù)責(zé)將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領(lǐng)用的文件資料，責(zé)任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報(bào)公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價(jià)值的文件銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)先報(bào)請公司經(jīng)理批準(zhǔn)，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時(shí)，應(yīng)焚燒或使用碎紙機(jī)，不得隨意丟放。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負(fù)責(zé)辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責(zé)任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7.3條的規(guī)定扣罰責(zé)任人。
2、檔案資料轉(zhuǎn)移時(shí)，必須報(bào)請主管副經(jīng)理以上批準(zhǔn)，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，加重處罰。
4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負(fù)責(zé)人員對我公司檔案管理工作的檢查。
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