公司電子郵件管理制度

時間：2024-12-23 17:18:48 管理制度我要投稿

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公司電子郵件管理制度

　　隨著社會不斷地進步，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的公司電子郵件管理制度，希望對大家有所幫助。

公司電子郵件管理制度

公司電子郵件管理制度1

　　1.0總則

　　公司開通Intemet電子郵件服務，目的是為了更好地促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網絡，無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容，違者視情節輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。

　　2.0郵件服務器管理

　　辦公室統一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監督檢查工作。

　　3.0郵件開戶須知

　　申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”，并在并在保密承諾書一欄中簽字，然后交部門經理審核簽字后，將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶，郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執”，并通知申請人。回執單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規則。

　　4.0電子郵件使用規程

　　4.1用戶應當定期檢查自己的郵箱，并取走郵件，以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10M，對于超過10M的郵箱，管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件，以保證用戶郵箱在10M以下。由于不遵守此項規定而不能造成的損失由用戶自己負責。

　　4.2禁止向異地發送大于2M的電子郵件，嚴禁使用FIDMAIL下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統一訂閱，圖書室集中管理，申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”，然后提交圖書室訂閱，公司駐外機構可由系統主管審批后另行處理。

　　4.3在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址，不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉發有危害社會安全的言論和政治性評論文章的.郵件及一切無聊郵件。

　　4.5發送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級：需由部門經理同意加密發送，由部門對資料的安全負責。

　　4.5.2機密級：由部門經理簽字同意，將發送的資料交辦公室審核、存檔，并由辦公室負責發送。

　　4.5.3絕密級：禁止在網上發送

　　5.0監督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監管，系統會自動將部分用戶收發電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

　　6.0塊規處罰

　　6.1對于異地發送超過2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度，處于500—800元的罰款。

　　6.2轉發有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無關的郵件的員工，首次發現作降薪處理，再次發現作降職處理，三次發現作辭退處理。

　　6.3在公司內部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

　　6.4任何使用電子郵件泄露公司商業秘密，一經發現視情節嚴重，處以降薪直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將依法追究其法律責任。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權屬辦公室，如有疑問，可向辦公室提出咨詢。

公司電子郵件管理制度2

　　如何寫客戶服務信函(電子郵件)

　　信函的目的

　　(1)成功地向客戶表達你的意圖;

　　(2)有效地促使客戶采取行動;

　　(3)處理客戶所抱怨的問題;

　　(4)對客戶的詢問作出答復;

　　(5)告之公司的相關事宜。

　　信函的技巧

　　隨著互聯網的發展，很多企業的信函都是以電子郵件的形式發送的。什么時候企業需要用服務信函呢?

　　◆一般來說，在你需要大面積宣傳你的某一項服務時;

　　◆或者說需要向所有的客戶通報公司的一些服務和產品時;

　　◆或者說告之一些已經改善的地方;

　　◆再有就是針對客戶具有代表性、典型性的投訴。

　　標準的解決方式、解決方案就可能是寫服務信函。很多IT公司，他們自己設有網站，網站每天收到大量郵件。這些郵件是客戶寫過來的，需要網站進行回復，如果不回復，以后就再也沒有人給你寫信了。網站的一個重要的工作就是寫服務信函。

　　信函的技巧有點類似于滿意度的調查：

　　◆首先要吸引客戶的注意力。因為人們對廣告的注意力的集中時間往往只有4-11秒鐘。因此，信函的內容要簡短，要能夠說明意圖。

　　◆另外一個叫發出行動號召。什么是行動號召呢?是對客戶的一種請求。比如說在結尾的時候說："如果您還有什么問題的話，請您直接撥打我們的客戶投訴熱線，或請您撥打我們的客戶服務熱線",或者說："如果您感興趣的話，請在幾月幾號之前到我們店來進行購買。"

　　如何通過信函告訴客戶壞消息

　　什么叫告訴客戶壞消息?就是很多客戶寫信或者打電話要求索賠、退貨、換貨，企業又不能滿足這些需求的時候，就需要寫一封信回答客戶，回這封信時，就有重要的技巧，是分幾個步驟完成的。

　　◆第一步叫做鋪墊。得先做鋪墊，不能直截了當地告訴客戶："對不起，您的要求我們不能滿足".應盡可能委婉地告訴客戶一些壞消息。比如說："親愛的某某先生，我們已經收到了您要求退款的來信，并且仔細考慮了這件事情",或者"仔細研究了這件事情".這么寫的目的是什么呢?就是讓客戶感到對他很重視。如果直接說"我們已經收到了您要求退款的來信，對不起，我們不能退款，按照規定我們不能退",客戶會覺得自己根本不受重視，而先說"仔細考慮了這件事情",客戶會覺得自己的要求得到了重視，盡管沒有被接受，但也受到了重視。

　　◆做完鋪墊以后，開始轉折，就是要做好讓客戶失望的準備。需要用一些中立的事實，以避免感情沖突。什么叫中立的.事實?比方說"因為您當時買的是特價品，因為您買的時候是最便宜的，所以沒辦法退貨".要避免使用容易傷害客戶感情的話，盡可能用一些中立的事實語言來表達。這是告訴他原因，為什么不能夠退。

　　◆然后再重新修好，給客戶一些補償，重新建立良好的關系。比如說："但考慮到您的實際情況，我們可以給您調換一部。"最后再給他重新修好的一個補償。

　　◆最后是行動號召，號召客戶采取行動，以結束這封信："假如您方便的話，請帶上原始發票到營業廳來辦理換機手續。我們再次感謝您對我們的信任和惠顧，謝謝。"這叫結束語。結束語是一個行動號召。如果你根本就不能滿足客戶的要求，也要說"對于您的損失我們非常遺憾，希望您今后繼續為我們提供寶貴意見，我們會努力地改善服務，盡可能做到讓您滿意",類似這樣委婉的話。

　　【總結】

　　這一講的主要內容：

　　一是客戶服務滿意度的調查表格怎么寫，它的作用是什么。

　　二是關于客戶服務的信函，特別是你如何把一些信息傳達給客戶。這些都屬于客戶服務的技巧。