記錄管理制度

記錄管理制度

　　在日新月異的現代社會中，我們都跟制度有著直接或間接的聯系，制度是一種要求大家共同遵守的規章或準則。擬定制度需要注意哪些問題呢？以下是小編幫大家整理的記錄管理制度，歡迎大家分享。

記錄管理制度1

　　1目的

　　為進一步加強安全生產文件資料和有關記錄的管理,使安全生產檔案管理正規化、制度化、標準化,制定本制度。

　　2 職責

　　安全科:負責安全記錄和安全生產資料檔案的`管理。

　　各相關部門:配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。

　　3內容

　　3.1安全標準化系統管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發、作廢和收回按照《文件管理程序》執行。各種安全生產記錄按照《記錄管理程序》執行,安全生產記錄包括:

　　管理評審報告;

　　事故、事件記錄;

　　風險評價紀錄;

　　培訓記錄;

　　標準化系統評價報告;

　　事故事件調查報告;

　　檢查記錄;

　　健康監護記錄;

　　勞動防護用品發放記錄;

　　安全會議記錄;

　　監測檢查記錄;

　　資質證書和許可文件;

　　應急演練記錄;

　　糾正與預防行動記錄;

　　其他。

　　由各采區和相關部門的記錄按時上報安全科,并將上述安全記錄納入檔案管理,由安全科分類匯總后進行歸檔保存。

　　3.2查閱檔案程序

　　①查閱檔案資料時,必須經廠長同意簽批;

　　②如需將檔案資料拿走,必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經領導批準。

　　③加強檔案的日常管理,注意防盜、防火、防蛀、防潮濕

　　3.3保管

　　必須設專人負責,安全記錄的整理和檔案的保管工作。

　　3.4填寫要求

　　負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內容真實、準確、清晰,填寫及時,簽署完整,標識明確、編號清晰,完整反映相應過程,明確保存期限,并按期限保存,對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。

記錄管理制度2

　　1.0目的

　　運用質量記錄以保證服務質量達到規定的要求,為確認質量體系的有效運行提供可追溯性依據。

　　2.0適用范圍

　　適用于本公司與質量活動有關的質量記錄的控制。

　　3.0職責

　　3.1各部門文件管理員負責按程序對本部門的質量記錄進行控制。

　　3.2辦公室負責對各部門質量記錄的控制情況進行指導、檢查。

　　4.0工作程序

　　4.1質量記錄的分類

　　本公司所有與質量體系有關的質量記錄分為質量體系實施方面的質量記錄和質量體系驗證方面的質量記錄兩大類。

　　4.1.1《管理評審報告》、《內部質量體系審核報告》、《合同評審記錄》、《員工培訓記錄》、《不合格/糾正預防措施報告》等屬質量體系實施方面的質量記錄。

　　4.1.2《入庫單》、《回訪記錄》等屬服務質量驗證方面的質量記錄。

　　4.2質量記錄表格的編碼

　　見《文件編碼規定》。

　　4.3質量記錄的填寫

　　質量記錄應填寫清晰、正確、內容完整、填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續。

　　4.4質量記錄的收集、歸檔

　　4.4.1質量記錄的收集保管由各部門文件管理員負責,并依據《質量記錄表格清單》相關的內容要求進行歸檔。

　　4.4.2各項質量記錄要求清晰、完整、簽字手續齊全,在保存的有效期內不得有破損和殘缺。

　　4.5質量記錄的.保存

　　4.5.1各部門的質量記錄由文件管理員負責保存,期限按《質量記錄表格清單》的要求進行,貯存地應保持干燥通風,并采取適當的防護措施。

　　4.5.2質量記錄還可以用磁盤方式貯存。

　　4.6質量記錄的查閱

　　4.6.1如因工作需要,需查閱存檔的質量記錄時,應先填寫《質量記錄查閱審批表》,經主管領導批準,可以查閱存檔的質量記錄。

　　4.6.2在合同規定或用戶要求情況下,經部門負責人批準后可以查閱記錄。

　　4.6.3文件保管人員負責辦理查閱手續。

　　4.7失效及過期質量記錄處理

　　對過期的質量記錄或需銷毀的記錄,應由保管部門及時進行銷毀。

　　5.0相關文件

　　5.1《質量手冊》

　　5.2《質量記錄表格清單》

　　5.3《文件和資料控制程序》

　　5.4《質量記錄查閱審批表》

記錄管理制度3

　　機電各種記錄是我們分析事故、排除故障不可缺少的技術資料,認真填寫機電記錄,充分發揮機電記錄的作用,不僅是機電達標工作的重要一環,也是保證機電設備安全運轉的重要手段,為避免各類記錄的丟失、損壞、漏記等,充分發揮機電記錄作用,特制定機電記錄的管理制度。

　　一、各機臺必須擁有的記錄:

　　1.主、副井提升裝置:要害場所登記簿、運行日志巡回檢查記錄、事故登記簿、日常維修和定期檢修登記簿、鋼絲繩檢查記錄、干部上崗登記簿。

　　2.泵房:運轉日志、巡回檢查記錄、事故和檢修記錄。

　　3.主扇風機房:要害場所登記簿、運轉日志、事故記錄本、維修記錄、干部上崗記錄。

　　4.礦燈房:礦燈考勤簿、維修及紅燈記錄、礦燈領用報廢記錄、材料備件消耗記錄。

　　5.鍋爐房:運行日志、事故記錄、檢修記錄、耗煤記錄、外來人員記錄、干部上崗記錄、交接班記錄。

　　6.壓風機房:運行日志、事故記錄、巡回檢查記錄、干部上崗登記簿、要害場所登記簿。

　　7.地面變電所:交接班記錄、停送電記錄、要害場所登記簿、干部上崗記錄、事故記錄、設備缺陷記錄、操作票、設備運行日志、定期檢修記錄、定期記錄。

　　8.采區變電所:要害場所出入登記、維修記錄、干部上崗記錄、運行日志、事故記錄、交接班記錄、絕緣用具試驗記錄。

　　二、記錄的抄繪:

　　1.設備運行日志由值班員按規定時間、指定位置仔細觀察,如實填寫。

　　2.各類記錄,應嚴格按要求定點到位,如實抄繪。

　　3.巡回檢查,按規定時間及巡回路線,認真進行巡回檢查,對發現問題,如實填寫,并及時報值班領導。

　　4.各類檢查記錄,對口人員按所列項目逐條查對,如實填寫,并將不正常狀態及時處理或向有關人員匯報。

　　5.干部上崗記錄,由各級領導干部上崗時填寫,要害場所記錄由除干部之外的其他外來人員填寫,值班員監督辦理。

　　三、記錄的保存幾更換:

　　1.記錄一律按規定存放在專用箱內,無箱者可齊整地懸掛在墻壁上。

　　2.愛護記錄,不可隨意涂改、撕頁、丟失等,并注意搞好記錄衛生。

　　3.及時領取新記錄,上繳填寫完好的`記錄。

　　4.上交后的記錄,由科統一保存到有效期結束,以備查用。

　　5.每三個月為一個階段,由技術員負責對各機臺記錄進行整理、總結,上報總工和機電礦長。

　　四、記錄管理懲罰條例:

　　1.由科組織技術人員每月一次分析討論各機臺設備的運行狀況,主要依據機臺記錄。

　　2.由科、車間主要技術負責人對記錄進行討論評定,記錄的評定分為優秀、良好、合格、不合格。

　　3.凡不按要求記錄者,每發現一處罰款2-5元,凡出現少頁、損壞、丟失者,視其情況,予以10-100元罰款。

　　4.凡記錄出現不合格的機臺值班人員、維修組人員不能參加本年度的礦、科、車間的先進活動評選。連續二次出現不合格記錄者,對負責人罰款外,實行停班檢查聽候處理。

　　5.對記錄填寫多次獲得優秀者,結合其平時工作成績、態度等,可向礦技術協會申報本年度辛勤工作獎,科、車間同時也予以獎勵。

記錄管理制度4

　　為規范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為，保障公眾餐飲安全，依據相關法律、法規及規章，制定本管理制度。

　　一、指定經培訓合格的專(兼)職人員負責食品、食品添加劑及食品相關產品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應當掌握餐飲服務食品安全法律知識、餐飲服務食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。

　　二、采購食品、食品添加劑及食品相關產品，應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場采購，并應當索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應當包括供應者名稱、供應日期和產品名稱、數量、送貨購買日期等內容。長期定點采購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的采購供應合同。

　　三、從生產加工單位或生產基地直接采購時，應當查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　四、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)批量或長期采購時，應當查驗并留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等復印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　五、從流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)少量或臨時采購時，應當確認其是否有營業執照和食品流通許可證，留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。

　　六、從農貿市場采購的，應當索取并留存市場管理部門或經營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的，應當查驗并留存供應者蓋章(或簽字)的許可證、營業執照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。

　　七、從食品流通經營單位(商場、超市、批發零售市場等)和農貿市場采購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件;從屠宰企業直接采購的，應當索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照復印件和動物產品檢疫合格證明原件。

　　八、采購乳制品的，應當查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件復印件。

　　九、實行統一配送的，由企業總部統一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業執照、產品合格證明文件，建立采購記錄;各門店應當建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產品，應當嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。

　　十、批量采購進口食品、食品添加劑的，應當索取口岸進口食品法定檢驗機構出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的'復印件。

　　十一、采購集中消毒企業供應的餐飲具的，應當查驗、索取并留存集中消毒企業蓋章(或簽字)的營業執照復印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復印件)。

　　十二、食品、食品添加劑及食品相關產品采購入庫前，餐飲服務提供者應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，并建立采購記錄。采購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供應單位名稱及聯系方式、進貨日期等。

　　十三、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄，不得涂改、偽造，其保存期限不得少于2年。

　　十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規定禁止生產經營的食品和《農產品質量安全法》第三十三條規定不得銷售的食用農產品。

記錄管理制度5

　　1、質量檢驗室負責的樣品分析檢驗的全過程必須填寫相應的原始記錄，記錄應準確、完整、及時；

　　2、記錄應字跡清晰、工整，當有筆誤發生時，不得隨意涂改，不允許使用修正液，應在寫錯處劃一條橫線，橫線劃過后，原筆誤依然清晰可辨，在橫線上方填寫正確的數據或字跡，然后簽上更正人姓名和更正日期；

　　3、檢驗原始記錄應包括樣品名稱、批號，檢驗項目、質量標準依據、樣品外觀現象、計算公式，化學結果、現象（如果采用標準品應注明其重量、純度和其它必要信息）、化驗員的結論和簽名，計算審核人的簽名；

　　4、各種數據的準確度的確定

　　4.1 樣品重量的有效數字應與稱量時使用的天平的精度保持一致；

　　4.2 滴定液消耗的毫升數讀到0.01ml；

　　4.3 在數據處理過程中，對有效位數之后的數字的'修約采用“四舍六入五留雙”的規則，詳見《有效數字的修約管理制度》；

　　4.4 最后報告檢測結果的有效位數應與方法要求相一致。在運算過程中，其有效位數可適當保留，而在運算結束后根據有效數字的修約規則對結果進行修約。

　　5、含量分析的相對偏差的要求

　　5.1 平行樣的取樣量相對偏差不超過5%

　　5.2 取樣量不超過規定量±10%

　　5.3 儀器分析法不超過3%

　　6、記錄復核

　　檢驗記錄完成后，應由化測室負責人對記錄內容、計算結果進行復核并簽字；復核后的記錄，如屬于內容和計算錯誤，復核人要負責，如屬于檢驗錯誤，則復核人沒有責任；

　　7、檢驗原始記錄應整理成批檢驗記錄，至少要保存至成品有效期后一年，無有效期的產品應保存三年；批檢驗記錄的保存由質量部質量保證室負責；

　　8、需將檢驗報告單從檔案中取走，取走人需經質量保證室主管同意并在記錄保管人處簽字，寫明取走和歸還的日期。

記錄管理制度6

　　一、與初次交易的供貨者交易時，本店負責按照法律法規的規定分別索取、查驗以下證明供貨者和生產加工者主體資格合法的證明文件，并復印留存，每年核對一次是否有效：

　　（一）營業執照；

　　（二）生產許可證；

　　（三）衛生許可證；

　　（四）有關質量認證標志、商標注冊證、專利、綠色或無公害食品的證明；

　　（五）強制認證證書（國家強制認證的食品如QS）；

　　（六）生豬定點機械化屠宰廠證書；

　　（七）法律法規規定的`其它證明文件。

　　二、每次進貨時，接驗員要詳細檢驗食品外包裝是否符合國家《預包裝食品標簽通則》的規定，并按批次向供貨者或生產加工者分別索取、查驗以下證明食品符合質量標準或上市規定，以及證明食品來源的票證，并復印留存：

　　（一）食品質量合格證明；

　　（二）檢疫（檢驗）證明；

　　（三）進貨票據；

　　（四）農產品產地來源證明。對不能提供相關質量證明或包裝不規范、破包、透氣等的食品拒絕進貨。

　　三、接驗員對所進商品的種類、規格、數量應與供貨方出具的發票及清單逐一核對。

　　四、對獲得馳名商標、著名商標、綠色食品等稱號的優質食品，憑以上稱號相應標識和憑證，只在初次交易時索取票證直接進入超市銷售，不再按批次索取其他票證。

　　五、食品經營者發現有毒有害、污染、變質、不合格食品，要詳細造冊登記，立即報告工商行政管理或者質檢驗檢疫、衛生行政等執法機關，并按照規定予以銷毀或者退回供貨商處理。商品質量管理員對進貨人員索取的票證進行檢查驗收并做好記錄，分管質量管理的負責人在食品入庫或上架前查驗記錄，并自行組織食品抽查。并對索證索票情況在食品安全信息公示欄向消費者公示。

　　六、食品批發商將加蓋公章的進貨票據直接裝訂成冊建立進貨臺賬，供貨商營業執照、食品經營許可證（生產許可證）、本品種本批次檢驗合格證或質量檢驗合格報告單和進口食品的商檢證明查驗備案。將加蓋公章的銷貨票據裝訂成冊建立銷售臺賬。

　　七、食品零售商將加蓋公章的進貨票據直接裝訂成冊建立進貨臺賬，非本市供貨商的營業執照、食品經營許可證（生產許可證）、本品種本批次檢驗合格證或質量檢驗合格報告單和進口食品的商檢證明查驗備案。

　　八、實行統一配送經營方式的食品經營企業，可以由企業總部統一查驗供貨者的許可證和食品合格的證明文件，進行食品進貨查驗記錄。食品經營企業應留有企業總部提供的進貨查驗證明或配送單據備查。統一配送之外自行采購的食品，建立進貨查驗記錄制度。

記錄管理制度7

　　1、庫房要由專職管理人員負責庫房物資的驗收、出入庫、儲存、保管等日常工作，認真做好出入庫登記。嚴禁采購腐敗、變質、過期及標識不全的食品。

　　2、庫房物資實行“先進先出”的原則，并按物資類別決定物資的儲存方式及擺放位置。

　　3 、庫房管理人員每周對庫房內的物資進行檢查，對地面、貨架、門窗、墻壁進行全面清潔。發現變質、破損、過期等物資要立即進行處理。

　　4 、入庫干雜調料要分類整理，嚴禁食品與非食品混放，堆放的食品隔墻（大于20厘米）、離地（大于30厘米），整齊存放，并標明品名及入庫的時間。檢查生產日期和有效期（保質期）。

　　5、庫房內所有的貨架、貨墩、貨柜都必須貼上標簽，在標簽上注明品名及規格，并在進出標簽備注欄上注明進貨批次、數量、日期及發貨的數量、日期。

　　6、嚴格控制庫房內的溫度，隨時對庫房內的溫度進行檢查，保證通風良好，防止因溫度過高或受潮而引起庫存物質過早過期霉變。

　　7、庫房內嚴禁存放任何有毒有害、易燃易爆、易污染的'物品及原材料。禁止在庫房內存放私人物品及從事與庫房貯藏無關的活動。

　　8、采購食品時必須向商家索要營業執照、衛生許可證、檢驗合格證明等資料備案存檔。

　　9、定型包裝食品和食品添加劑必須有產品說明書和產品標識，標出品名、廠名、廠址、生產日期、保質期等內容。

　　10、運輸包裝、容器應符合衛生要求，運輸車輛應專用清潔，不得與有毒物、污物混運，防止交叉污染食品。

　　11、食品添加劑存放在固定場所或櫥柜并上鎖，包裝上應標示“食品添加劑”字樣，專人保管。添加劑的使用須由專門制作加工人員操作，嚴禁其他人員擅自取用，對其使用種類及數量須由專人記錄在案。

　　12、食品冷藏、冷凍貯藏的溫度應分別符合冷藏和冷凍溫度范圍的要求。 13、食品冷藏、冷凍應做到原料、半成品、成品嚴格分開存放，應有明顯區分標志。

　　14、食品在冰箱（柜）內貯藏時，應做到植物性食品、動物性食品和水產品分類擺放，使用時應遵循先進先出的原則，變質和過期食品應及時清除。

　　15、用于冷藏、冷凍食品的冰箱（柜），應定期除霜、清潔和維修，以確保其溫度達到要求并保持衛生。

記錄管理制度8

　　目的：建立銷售記錄的管理制度，確保必要時能在最短的時間內收回有關的產品。范圍：公司內所有產品的銷售的相關記錄。

　　責任者：部銷售部負責人、發貨人員，記錄管理人員，質量部負責人、質量監督人員。內容：

　　1、銷售記錄管理的目的是保證可以追溯產品銷售的'去向，確保必要時能以最快的速度召回有關的產品。

　　2、銷售記錄包括《產品銷售記錄》、《銷售客戶檔案》及《客戶資質審核表》等。其中《產品銷售記錄》是記載每批產品銷售的關鍵記錄，其內容應包括：產品名稱、規格、批號、數量、發貨日期、收貨、單位和地址等。

　　3、銷售記錄的填寫應做到：

　　（1）必須及時、準確，不得提前或錯后填寫；字跡清楚、內容真實、完整、詳盡，不得用鉛筆填寫；不得隨意撕毀或任意涂改，確實需要更改時，須在錯處劃一橫線后，在其旁邊重寫，簽上姓名、日期；簽名須填全名，不得只寫姓氏；記錄內容須填寫齊全，不得空格、漏項。（2）注意事項：

　　填寫時計量單位必須統一。

　　同品種不同批號，或不同規格的產品，填寫記錄時，必須分開填寫。

　　4、記錄的核對：市場營銷部負責每月5日前，將銷售記錄與成品庫的進出存總賬進行核對，確保無缺失。

　　5、記錄的保存：

　　（1）銷售記錄實行專人、專柜保管。（2）注意防火、防盜、防遺失。

　　（3）銷售記錄應每年歸檔，保存至產品有效期后一年。

　　6、超過保存期的銷售記錄須經質量受權人審批，簽字批準后的方可銷毀。

記錄管理制度9

　　1、資料室要確定專人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經責任人許可，其它人員不得進入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。

　　3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路，定期檢查電源開關和電源插座插頭。

　　5、資料室內要配齊各類消防設施，定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開資料室時，要鎖好門窗，切斷室內一切電源。

　　7、室內資料要統一編碼并擺放整齊，室內干燥、通風流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內墻。

記錄管理制度10

　　1、操作人員，必須經過專門培訓并經過考試合格取得《特種設備操作人員資格證》后才能獨立操作。

　　2、當班人員必須認真做好運行過程中狀態監測、日常點檢和各項運行記錄。

　　3、在運行中遇到有不正常情況時，值班人員應根據規程進行緊急處理，并及時報告有關部門。

　　4、運行人中在當班期間，應按規定巡回檢查，不得隨意離開工作崗位。

　　5、受壓設備不得超壓運行、動力設備不得超過擊規定負荷運行，不得帶病運行，任何一處發生故障應及時排除，并做好運行和故障排除記錄。

　　6、運行操作人員必須做好設備檢修后的試運行記錄，填寫各種表卡，準確地反映設備運行狀態。

　　7、各班組將運行記錄集中整理后報送公司，以便能以運行記錄為依據，綜合歷次檢修記錄，制定合理的檢修計劃。

記錄管理制度11

　　為了認真落實《煤礦領導帶班下井及監督檢查規定》(國家安全生產監督管理總局第33號今)有關管理規定要求,結合《鄰水縣幺灘煤礦領導帶班下井制度》的規定,搞好領導下井帶班記錄的管理,特制定本制度。

　　1、領導下井帶記錄的項目(內容)包括:井下時間、地點、經過經路、發現的問題及處理情況、意見等。

　　2、《領導下井帶班記錄》必須由當班帶領導自行填寫,嚴禁他人代為填寫,以確保記錄的真實性。

　　3、每天由調度負責人對領導下井帶班記錄進行查閱,對存在的隱患未能現場處理的,及時通知相關部門,由相關部門負責按規定進行落實整改,嚴格執行“隱患閉合”管理。

　　4、領導下井帶記錄每旬由調度人員收集后,如實按相應的項目(內容)錄入電腦,形成電子文檔版《鄰水縣幺灘煤礦礦領導帶班下井記錄檔案》,檔案內容應包括:姓名、下井時間及班次、地點、經過線路、發現的問題及處理情況。

　　5、領導下井帶班記錄與領導下井帶班記錄檔案一一對應,由于錄入人員的工作失誤造成記錄與檔案不一致的,給予錄入人員罰款100元。

　　6、調度人員每月末將打印的領導下井帶班記錄檔案妥善保管、紀檢、組干、安檢聯合檢查時,及時提供紙質檔案。

　　7、領導下井帶班記錄檔案的紙質文檔和領導下井帶班記錄由調度負責人負責收集、裝訂、保存,保存期限不少于一年。

　　8、安裝有人員定位系統的單位系統主機嚴禁安裝與人員定位系統無關的'其它應用程序,確保有足夠的存儲空間,人員下井記錄保存時音至少保證一年以上,嚴禁人為刪除人員出入井信息,否則給予相關責任人200元罰款。

　　9、歷年領導下井帶班紙質記錄和領導下井帶班記錄檔案的銷毀,必須經分管礦領導批準,嚴格按照批準銷毀的時間段進行,上年度的記錄和檔案一律不得銷毀,電子文檔版在不影響內存空間的情況下,一律不得銷毀。

記錄管理制度12

　　1 目的

　　確保安全記錄完整、準確、清晰，以證明安全體系有效運行，并為實現可追溯性、證實作用以及采取糾正、預防措施提供客觀證據。

　　2 范圍

　　1 本程序適用于酒店安全管理體系所涉及的所有安全記錄的管理。

　　2 本程序規定了安全記錄的分類、形式、編制、審核、編號、格式修改、填寫、收集、存檔、貯存、借閱、銷毀的要求。

　　3 職責

　　1 保衛部是安全記錄的歸口管理部門，負責制定、修訂本程序，并負責監督執行。

　　2 各單位負責人負責批準本單位的安全記錄清單與記錄歸檔管理。

　　4 管理要求

　　1 質量記錄的標識、編號、填寫、保存、保護、借閱、復制和銷毀執行質量體系的記錄控制程序。

　　2 各專業職能部門下發的記錄，必須制定填寫標準和要求的規定，使記錄填寫標準統一化。

　　3 記錄管理工作程序見圖一。

　　4 安全記錄的分類

　　安全記錄的分類見表一。

　　表一 安全記錄分類表

　　5 安全記錄的形式

　　5.1 書面、照片。

　　5.2 電子媒體、磁帶、磁盤。

　　6 安全記錄的編制、審核及批準

　　6.1 各單位根據安全活動的需要建立安全記錄表格時，由使用單位編制后送交本單位領導審核及批準并報主管部門備案。

　　6.2 安全記錄的使用單位在送審安全記錄表格時，應由本單位領導在會審單上確定其保管地點和保存期限，并將保管地點和保存期限通知各使用單位。

　　6.3 安全記錄保存期限一般應遵循下列原則：

　　一、具有永久性保存價值的記錄，應整理成檔案，長期保管;

　　二、有保管時間要求的安全記錄，則按要求時間保存;

　　三、無保管時間要求的安全記錄，一般保存期限一年。

　　7 安全記錄的編號

　　7.1 為保證安全記錄有唯一的標識，每一種安全記錄表格應有唯一的編號，編號由安全記錄所在部門的主管領導指定專人進行，方法如下：

　　7.2 記錄分類

　　將記錄統分為四類，對照的字母分類為：

　　檔案類記錄：DA 管理類(審批、備案、登記的表格)：GL

　　檢查類：JC 記錄類(包括值班、生產等的格式記錄)：JL

　　7.3 專業

　　按主管部門分為：

　　安全：AQ 辦公：BG 保衛：BW 工程：GC 企管：QG 安全標準化：AQB

　　7.4 單位編號

　　7.5 順序號

　　由組織編寫的部門按照單一的記錄分類、專業分類、部門排序，給記錄表賦予一個單獨的號碼，組織編寫的部門同時建立一個記錄清單，明確記錄使用的范圍、對象、頻率，防止一號多表或一表多號。

　　7.6 年代號

　　年代號由一個四位數字組成，代表記錄的編制年代，如“20xx”代表20xx年編制。

　　7.7 記錄編號位于記錄的首頁右上角，距頁邊不小于1厘米，新時期羅馬四號字體。

　　8 安全記錄格式的修改或換版

　　8.1 安全記錄格式有修改需求時，由提出部門按《變更管理程序》填寫“變更申請審批表”，并附修改后的格式樣品，在申請單中陳述修改的理由和依據，經安全記錄所在部門的主管領導審核批準后編號、印刷、使用，并報主管部門備案。

　　8.2 使用新格式的安全記錄取代原舊的記錄表格，各使用單位應在新表格投用時，立即收回舊表格，并自行銷毀。不允許在使用場所出現新舊記錄交替使用的現象。

　　8.3 安全記錄的格式修改由各單位在“安全記錄清單”備注欄上記錄格式修改時間。

　　9 安全記錄的填寫

　　9.1 所有安全記錄都應用鋼筆或簽字筆填寫，填寫要求字跡清楚，填寫正確、完整和及時。

　　9.2 安全記錄上應寫明年、月、日及記錄人簽名，簽名時要寫全名，必須是記錄人本人簽字。

　　9.3 安全記錄表格的填寫應遵循下列要求：

　　一、對有要求的記錄欄目，做到字跡清晰、持久，內容完整，具有真實性、準確性、及時性;

　　二、對于記錄空格，用“以下空白”章或用“——”符號注銷;

　　三、當遇到缺項時，填寫“缺項”;當問題記錄結果為無問題，填寫“無”;

　　四、技術性安全記錄數據不變，須重新抄上，管理性安全記錄豎向整格內容相同，可用“同上”或“〃”表示;

　　五、從某行開始以下全空，在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符號填滿;

　　六、安全記錄不能隨便更改，若確因筆誤需更改時，用“—”(文字可用“0”)符號注銷，在符號上方由本人更正重新記錄。對外發送的文件內容更改除用上述規定的符號更改外，還需有更改人的簽名與更改日期。

　　10 安全記錄的收集與歸檔

　　10.1 各單位負責對本單位主管的(自己編號的)安全記錄和所有安全記錄列出總的“安全記錄清單”。

　　10.2 每年12月份各單位安全記錄人員負責收集主管范圍內各“安全記錄清單”中自己主管的部分與主管部門進行核對，主管部門將年度核對清單報安全管理部備案。

　　10.3 各單位將使用完的安全記錄按“安全記錄清單”上的保存地點、保存期限按編號、時間順序進行裝訂、編目、歸檔。

　　10.4 保衛部依據各部門上報的“安全記錄清單”編制酒店年度“安全記錄總覽表”，以便各單位部門查詢。

　　11 安全記錄的保存

　　11.1 各單位應按照相關檔案管理要求，指定專人管理，保存環境符合要求，防止因日曬、雨淋、受潮、霉變、鼠咬、蟲蛀、火災而損壞。

　　11.2 所有安全記錄的保存應便于存取和檢查。

　　11.3 電子媒體安全記錄由使用單位自行妥善保存。

　　11.4 記錄的保存時間在記錄清單中逐個注明。

　　12 安全記錄的借閱

　　12.1 借閱安全記錄須辦理借閱手續，各單位在借閱安全記錄時應填寫“記錄借閱登記表”，并要求借閱人簽名。

　　12.2 若需外借，需經歸檔單位領導批準。保密安全記錄外借必須經文件主管部門領導同意。

　　12.3 合同有要求時，在商定期內安全記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。

　　13 安全記錄的銷毀

　　根據安全記錄的保存期限，各歸檔單位對到期安全記錄由保管人員填寫“安全記錄銷毀登記表”由主管領導批準進行銷毀。

　　5 附則

　　1 本辦法由標準辦公室起草，并負責解釋。

　　2 本辦法自發布之日起施行。

記錄管理制度13

　　1、化驗（檢測）記錄包括化驗（檢測）工作中涉及的各種記錄表、通知單、報告書等記錄有檢測數據和結果的工作記錄；

　　2、所有記錄的數據必須嚴格與化驗(檢測)的實際結果對應、吻合，全面、認真的填寫，任何人不得記錄不實數據；

　　3、記錄使用筆必須為黑色記錄筆或炭素墨水鋼筆；

　　4、原始記錄數據任何人不得串改，記錄人員因筆誤需修改的`，必須由記錄人員在修改處簽字確認；

　　5、所有記錄必須妥善保管并按規定辦理交接和交接登記手續；

　　6、移交給資料管理員的所有記錄，在資料管理員進行電子化處理后統一匯總保管并按月裝訂成冊集中存檔，存檔資料保存期不得少于5年，保存期滿后向公司生產技術管理部申請監督銷毀。

記錄管理制度14

　　（一）原始憑證必須具備下列內容：

　　１、原始憑證的名稱

　　２、原始憑證的的填制日期和編號

　　３、接受憑證單位的名稱

　　４、經濟業務內容摘要

　　５、經濟業務的實物數量和金額及收付款方式

　　６、填制憑證單位的名稱及填制人員、經辦人員的簽章

　　（二）原始憑證的填制必須符合下列要求

　　１、記錄真實

　　２、內容完整

　　３、填制及時

　　４、書寫清楚

　　（三）原始憑證的審核

　　１、合法、合理性的`審查

　　２、完整、正確性的審查，以合法憑證審核憑證有關數量、單價、金額是否正確無誤。

　　３、自制原始憑證應有經手人、填制人、負責人的簽名。必須按符合規定的要求填制。

記錄管理制度15

　　為進一步加強對生產、交通、消防、社會治安等方面事故與傷害的監測和統計分析，及時準確掌握社區內事故與傷害情況，積極落實預防和干預措施，持續改進的'實現社區安全，特制定社區事故與傷害記錄管理制度如下：

　　1、各安全促進項目小組應及時掌握事故與傷害發生的情況，做好記錄和統計。

　　2、事故與傷害記錄應內容清晰具體，便于查詢和分析。

　　3、事故與傷害記錄應真實有效，不得隨意篡改或銷毀。

　　4、各類事故與傷害記錄應由專人或專門部門負責管理。

　　5、在記錄管理中發生問題及時與街道安全社區創建辦公室聯系。

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