內審的準備工作

內審的準備工作

　　做好內部質量審核是確保質量管理體系有效運行的重要環節。無論是檢查質量管理體系文件與ISO9001：2000質量管理體系標準的符合性、充分性、適宜性和可操作性，還是檢查本企業質量管理體系文件在貫徹執行過程中的符合性、充分性、有效性和效率，充分的準備工作都是必不可少的。我公司在貫徹質量管理體系初期，曾經有過在內審過程中，特別是進入現場審核時，由于準備工作做的不充分而造成的被動和尷尬的教訓，既耽誤了時間，又浪費了人力、物力。吸取教訓之后，采取集中并仿外審的形式，力爭把內審準備工作的關鍵內容盡量做得周全細致，這項措施為我公司提高內審實效起到了保證作用，從而使企業受益。主要做法是在首次會議、現場審核提綱、末次會議等重點環節做好準備工作。

　　1. 首次會議的準備

　　首次會議前要準備：簽到表、不合格項報告表格、領導講話提綱、糾正和預防措施表、

　　現場審核檢查表、審核準則并安排會議記錄人等。其中：編好內審工作計劃、成立審核小組、對內審員進行培訓、審核溝通是開好首次會議的關鍵。

　　1.1 編制內審工作計劃

　　按照內部審核控制程序的要求，編制年度內審計劃。在每次進行內審之前，還要編制詳細的內審工作計劃。內容包括：審核目的、審核范圍、審核準則、審核時間及審核日程安排表、審核組及注意事項等。例：XX年第X次內部審核工作計劃，應包括的主要內容有：① 審核目的（確定公司質量管理體系對標準的符合性，評價公司質量方針和質量目標的實現程度，驗證質量管理體系是否適宜、充分、運行有效，為迎接外審做準備等）；② 審核范圍（所有與質量管理體系相關部門，如：生產部門、工程技術部門、機械制造部門、物資供應部門、科研開發部門、人力資源部門、市場開拓部門、辦公室及生產制造車間、物資倉庫、圖書檔案館等場所的質量活動）；③ 審核依據（ISO9001：2000質量管理體系 要求、 質量手冊、程序文件、執行性文件、其他相關的國家法律、行政法規和行業標準規范及企業規章制度等文件）；④ 審核時間與地點（XX年X月X日開始，具體時間詳見〈內審日程安排表〉；地點在辦公樓第X會議室）；⑤ 審核組（ 組長：XXX 組員：XXX）；⑥ 相關事宜（各部門領導如果對審核時間及審核員的安排有異議，請在審核開始日期前三天與XXX部門聯系，在條件允許的情況下，盡可能考慮給予調整；本計劃呈報公司領導，發至被審核部門及內審員）。由編制人（審核組長）簽字、審核人（職能部門經理）審核簽字、批準人（管理者代表）批準后即可發放。內審日程安排表要清楚地列出：日期、時間（含首末次會議、內審組工作會議）、審核部門、審核內容、審核員的對應關系。

　　1.2 成立內審組

　　由于質量管理體系內審涉及到企業管理和運作的每一個方面，涉及企業的硬件質量和軟件能力，內容多、范圍廣、工作量大，只有在嚴密的組織領導下（也是標準的要求），挑選即有理論知識又有實踐經驗的內審員，進行客觀、公正、認真細致的工作，才能達到審核目的。因此，在內審員的任用上，要選擇取得ISO9001：2000質量管理體系內審員培訓合格證書并具有采購、技術、質量、管理等或其中之一項業務專長的人員，持證上崗。內審員只有經過總經理授權，才能參加公司質量管理體系內審工作。在成立審核組同時，任命審核組長。組長主要負責編制內審工作計劃、審核檢查提綱并協調審核日常工作。在編制內審工作計劃時要注意審核員不能審核本部門或自己的工作，并將具有專業知識能力的審核員安排檢查產品實現過程或產品測量過程等。

　　1.3 對內審員進行培訓

　　對內審員進行審前培訓，主要是為了由不同審核員在使用同一標準審核同一對象時，所把握的審核范圍及深度一致，并得出基本相同的結論，以增強審核結論的客觀性、可信性。使審核報告成為總經理決策時的重要依據之一。

　　審核依據文件和審核提綱的準備。根據審核員所審核部門職責的不同，有針對性地配備審核依據等資料。特別是那些關鍵工序、特殊工序的操作規程、作業指導書等均應備齊。以便于審核員在編制審核檢查表時使用。對于國家有強制性要求的標準，要查閱使用最新相關標準所規定的各種技術指標，將其與企業制定的標準相對照，找出其中的差異，確定審核依據。編制現場審核提綱。

　　重視履行咨詢指導的職責。內審與外審不同，主要區別是：外審只履行審核職責而不能在審核時同時進行咨詢。在內審過程中，內審員不僅要進行審核而且有咨詢指導的義務。要充分利用內審員到現場檢查的機會，對質量管理體系運行的各個方面，有針對性地提出具體的整改意見（一般以觀察項的形式提出），對于各職能、生產、施工部門和各質量活動場所的體系運行有效性的作用是不可輕視的。我公司把此項工作已列入考核內審成效的項目，追求最大指導效益，作為內審成果之一。

　　審核交流的技巧。一般采用聽、問、查、看的審核方法，即：聽介紹、問情況、查記錄、看現場。審核員在審核過程中，要公正、客觀、實事求是地收集證據，不要憑感情、憑感覺、憑印象用事，要追溯到實際做的怎樣；不要停留在文件、回答問題上，要按審核計劃如期進行；不要吹毛求疵，非查出問題（不合格）不撤，更不要把個人的異常情緒帶到審核工作中（如有這種可能，事先調開或另選審核員），避免產生人為的不公正因素。當按要求經過抽樣審核無不合格項時，就進行下一個審核項目。審核員要充分發揮交談技巧，努力創造和諧、友誼、信任的審核氛圍。切記審核員和被審核部門及人員的質量目標是一致的。

　　1.4 審核溝通及資料準備 審核組長在管理者代表的領導下，準備相關資料及審核工作的具體協調。資料如前所述；由公司哪位領導在首次會議上發言及發言的內容提綱，由誰做會議記錄，誰發放資料、發給誰、發什么，誰通知參加會議人員等事項安排要落實到人，實施人要清楚工作范圍和具體事項，確保按時履行職責。還有受審核部門在接受審核時哪些人員參加，準備哪些資料，手頭工作的安排等都要進行事先溝通，逐項落實。

　　2. 現場審核提綱的準備

　　首次會議后，進入現場審核。審核員要按照事先編制的現場審核提綱進行審核并做好每一項審核結論的記錄。審核提綱的編制，由審核員根據受審核部門或場所的具體職責進行編制。可以采取審核檢查表的形式，將審核提綱內容與審核記錄兩項分左、右邊對應列出，便于使用。審核記錄要體現審核思路和審核要求，記錄審核證據（與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息），做出審核結論（將收集到的審核證據對照審核準則進行評價的結果）。審核員根據審核要求及受審方的信息并結合其產品過程特點編制，描述對某一過程或部門如何審核，審核什么，反映過程的流程，包括涉及的活動、職能、相應的控制要求和對應的標準條款。審核證據的記錄包括抽查的某一名稱某一日期的記錄，或現場觀察到的某一項活動等，記錄要點不必太細，除非為了證實其不合格，否則盡量不要將公司的具體作業參數記錄在檢查表中。審核發現的記錄包括是否收集到了相應證據，并注明涉及標準的條款，收集的證據是否能證實被審核的過程滿足相應的規定。在審核實踐中，我公司側重審核以下主要內容：

　　2.1 管理層的審核

　　對管理層進行審核，是質量管理體系標準的基本要求之一。但是，在實施內審時，對管理層進行審核確有較大難度，這是眾所周知的事實。針對企業實際情況，我們將審核變成了服務，采取了請示、匯報公司質量體系運行情況，進一步就貫標及內部審核有關適宜進行交流，發展到按照質量管理體系的要求對管理層進行培訓。比如，標準中對最高管理者的管理承諾和職責權限，在公司質量方針、質量手冊、質量管理體系文件中的具體化要求，在相關生產、施工過程和質量活動中的體現；最高管理者應有的自身質量意識和對質量管理體系標準及職責（特別是質量管理體系運行對資源需求的提供）的正確理解等。從而，使內審工作得到了高層領導的大力支持。

　　2.2 部門質量目標和內外審不合格項的整改

　　部門職責的責任細化和質量目標的考核是企業質量管理體系運行的基礎，它直接決定著企業質量管理體系運行的有效性。因此，部門質量目標的達成度是質量管理體系審核的重要組成部分，主要審核內容包括：部門職責是否清楚地制定了質量目標和質量職責；質量目標和質量職責是否量化；有無責任人及考核周期；有無考核記錄；有無考核不合格的情況；對考核不合格的項目是否進行了整改；檢查不合格項整改落實情況的記錄。

　　質量體系管理部門有無制定年度內審計劃，是否按計劃進行審核，對內部審核有無形成審核報告；對第三方及內審的不合格項是否進行了整改；檢查不合格項報告和整改落實情況的驗證記錄。對管理評審采用同樣的方法進行審核。

　　2.3 供方評價

　　供方提供材料的質量、價格、交貨、售后服務等直接影響企業的運行及發展，企業對供方進行管理也越來越深入。以往供應部門對供方的評價僅限于：提供三證（生產許可證、產品合格證、質量鑒定報告）、參觀工廠、了解產品生產過程、詢問一些工廠基本情況。目前已變為組織對供方進行審核，如：供方準入、建立檔案、收集相關信息、日常考核、激勵機制等。此項措施促進供方按時保質保量地提供材料，并使組織不斷地降低成本，提高產品質量保證，在維持和發展良好的供需關系的基礎上建立與供方長期的伙伴合作關系。

　　重點是審核供應部門是否對供方的供貨能力，業績進行評價。主要從以下幾點進行審核，是否建立了供方認證、評價制度；是否有合格供方名單，是否對這些合格供方按本公司管理的要求進行動態管理；隨機抽查采購合同，檢查供貨單位是否為評價過的合格分供方；具體檢查動力、液壓系統等供方并進行記錄；審核對緊急采購是否進行控制，有否從中間商采購、對從中間商處采購怎樣進行控制；有無對供方進行統計、分析，有無一個有效的供方質量改進管理體系。

　　2.4 原材料（產品）進廠檢驗

　　對原材料進行檢驗是保證成品質量的重要環節之一。原材料進廠后，要通過專檢，對采購產品是否滿足規定的采購要求進行確認，為下一步制造合格產品奠定良好基礎。主要審核其是否持有原材料進廠檢驗制度的有效版本，隨機抽查3—12份檢驗報告，審核其是否按規定的程序或作業指導書進行檢驗，是否嚴格控制原材料的關鍵參數并按規定的指標做出判斷。如：柴油機、電動機的規格、功率是否與圖紙設計的技術參數相符合；底盤的規格、承載量能否滿足設計要求；檢查合金鋼的板材、棒材、銅線的進廠質保書，標稱直徑偏差、長寬高尺寸規格、硬度、伸長率等檢驗報告。

　　審核還需從以下幾個方面進行：

　　① 對主要原材料的控制標準與國家標準進行對照，是采用更嚴格的標準還是采用國家標準的下限；② 審核原材料緊急放行規定是否為有效版本，詢問材料主管對緊急放行的材料是如何控制的。有無緊急放行情況，檢查其相關記錄；③ 檢查經檢驗不合格的原材料的處置管理規定是否有效，檢查其相應的處置記錄；④ 對生產過程的原材料進行抽檢，檢查其是否已進行入廠檢驗，有無工序轉移標志，如合格證等；⑤ 是否有不合格原材料的處置單，是否對原材料的合格率進行統計、分析。

　　2.5 生產管理

　　生產管理是對產品形成的實際過程進行策劃并控制其實施。審核其有無生產管理制度，如調度令、生產進度、質量控制文件、獎懲制度等；操作工是否按生產任務單規定的相關要求進行生產，是否按設計文件進行檢驗和測試，所用計量器具是否經過鑒定并貼有合格標志；查看檢驗記錄。特殊工種的操作工是否持證上崗，查看證件；特別注意檢查水平定向鉆機行走梁材料的規格、強度、尺寸的控制情況；對關鍵生產參數的上限值和下限值的調整是如何控制的；查看不合格品的處置記錄是否符合不合格品控制程序的要求；生產過程產品標識管理情況如何，有無明顯的標識加以區別；查看成品的驗收記錄等。

　　2.6 防護與貯存

　　質量是產品的保證，而防護與貯存也是體現組織質量管理水平的一個方面。重點審核有無防護與貯存相應的管理辦法及有效性；倉庫是否具備貯存條件，對那些有保質期要求的原材料是否采用先進先出的原則；包裝和防護措施是否滿足產品要求；檢查油漆的包裝，查看其合格證、生產廠家、有效期等，存放的實物有無過期情況；檢查焊條的保管條件是否符合要求，有無藥皮脫落變質現象等。對已檢合格入庫材料和未檢待入庫材料是否分開堆放，有無醒目的標志等。

　　2.7 測量裝置的控制

　　測量裝置是對原材料、中間產品、最終產品進行檢驗的重要手段，審核可包括以下內容：有無測量裝置控制相應管理辦法有效版本；檢查測量裝置或設備臺賬是否帳物相符，所有測量設備的校驗狀態和到期日是否清楚，有無過期未檢現象；測量設備、儀器的數量、精度是否滿足生產要求；現場檢查測量設備、儀器的校驗狀態，合格證是否在有效期內，重點抽查游標卡尺、深度游標卡尺、百分表、硬度計等鑒定記錄；計量員是否經過具有相應資質培訓單位的培訓，取得考核合格證書，持證上崗。

　　2.8 顧客滿意

　　增強顧客滿意是應用質量管理體系的目的之一。能否重視顧客的反饋意見是組織質量管理體系運行的實質性內容。通過及時合理地處理顧客反饋的意見，提高顧客滿意度是企業成長的有效措施，主動搜集顧客意見并處理，會促進企業管理的持續改進。檢查職能部門是否收集顧客的反饋信息，對顧客的投訴如何處理；是否建立了顧客檔案，檢查施工單位用戶檔案；是否進行顧客滿意度調查并進行分析。

　　2.9 產品檢驗

　　產品檢驗可按以下幾方面進行審核：產品檢驗制度是否有效，比較關鍵技術參數的檢驗標準與國家標準的差異，是采用更嚴格的標準還是采用國家標準的下限；是否按制度要求進行檢驗。記錄是否真實、填寫是否規范，記錄的保持時間是否合理；水平定向鉆機的鈕矩、轉速等是如何控制的；對用戶合同上規定的水平定向鉆機的各種技術指標是如何控制的；產品合格證發放的條件及記載的內容是否符合要求。

　　2.10 不合格品的控制

　　生產和施工過程中出現的不合格品是如何控制的，相應的管理規定是否有效；對不合格品是否進行標識和隔離、是否進行統計、分析；對不合格品如何進行處置，有無放行或降級接受的規定，檢查相關的記錄；在用戶使用時發現產品不合格，是否采取相應有效措施；對不合格品有否進行了相應的改進。

　　3. 末次會議的準備

　　末次會議要準備：簽到表、會議記錄人、不合格項報告、審核報告、領導講話等。做好審核報告和領導講話是末次會議成效大小的關鍵。

　　3.1 審核報告的準備

　　審核報告是內審的成果之一。在現場針對質量管理體系審核的每一項內容必須認真進行檢查并進行記錄，以確實起到體系審核的作用。然后由審核小組組長對檢查的記錄進行匯總，在審核結束后必須出具審核報告，實事求是地對每一項審核內容進行評估，肯定成績，指出其存在的問題并要求限期整改，到期后對整改效果進行現場驗證。

　　審核報告的主要內容有：有無生產施工技術進步造成質量文件的滯后的情況；與標準不符合的典型事實；有無體系運行失控現象；有無不符合法律法規的事實；質量方針、質量目標的實現程度；質量管理體系的過程及其相互關系的識別情況；產品實物質量的可靠性、穩定性、顧客滿意程度；增強全員質量意識的措施有效性和自我完善機制運行狀態；糾正、預防和改進措施的提出，確認和分層分步實施的要求。審核報告由審核組長做出，由管理者代表批準，按受控文件發放要求進行發放。

　　3.2 領導講話的準備

　　在末次會議上的領導講話，一般是總經理（或管理者代表）提幾點原則性的要求。在貫標實踐中，我們將領導（總經理或管理者代表）講話的內容作了改進：除了領導要提的原則性要求外，把內審報告中的“內審核心內容”由領導講評，受到了較好的效果。受審核部門及相關人員對領導講話的重視程度遠大于審核組長的發言。于是，將本該由審核組長在審核報告中做的部分內容，即不合格項的事實、原因分析（特別是由于管理不到位原因造成的不合格）、糾正、預防和改進措施的建議（在這種情況下就變成了要求或指示）、改進時間及責任人的確認、整改資源的提供落實等都成了理所當然要列入議事日程的大事，增強了內審的有效性，最終使企業受益。特別是對于私營企業來說，企業受益就是老板受益。

　　3.3 審核結論的量化評價

　　質量管理體系內部審核是為了確定公司質量管理體系對標準的符合性，評價公司質量方針和質量目標的實現程度，驗證質量管理體系是否適宜、充分、運行有效。從而，把審核的結果運用到組織發展的激勵上。可以將審核的每一項內容進行分值化，由于每一項內容都是針對組織的質量、服務、管理，具體內容之間具有相同的重要性，給每一項內容以同等的分值，采用加權平均的辦法，最后得出每個部門質量體系審核的分數。將審核結果應用在企業的各項管理制度，如獎懲制度中，效果明顯。特別是對于質量控制出色、管理到位的部門要認真總結經驗，除給予表彰獎勵外，將其典型事跡及質量控制的有效做法，在全公司加以推廣，使部門從中體會到貫徹質量管理體系的好處。對于整個公司來說，通過有效的審核持續改進質量管理體系運行的有效性，最大限度地降低物料供應成本、強化產品生產質量控制、提高企業的經濟效益，無疑是一項事半功倍的舉措。 （完）

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