秘書應具備的素養

秘書應具備的素養

　　作為秘書人員，知識一定要過硬才能應對不同的情況，那么文秘應該具備哪些知識素養呢，下面是小編精心整理的秘書應具備的素養，希望對大家有所幫助。

　　秘書應具備的素養

　　一、秘書的業務素質

　　秘書的業務素質表現為與秘書的本職工作密切相關的一些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據秘書工作的分類，大致可分為辦事、撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。

　　(一)辦事的能力

　　“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力”。“辦事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。

　　1.調查研究的能力。“調查研究是指人們深入現場進行考察，以探求客觀事物的真相、性質和發展規律的活動”。調查研究是秘書人員重要的業務之一，為了當好領導的助手和參謀，為了為領導機構作出決策、制定政策提供依據，為了起草報告、處理公文、處理來信來訪、辦理議案提案都必須做好調查研究。為此，秘書必須熟練掌握調查研究的各項程序、調查研究的方式方法和處理調查材料的能力。

　　2.理解和領會能力。要有較高的理解領會能力，關鍵要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

　　3.口語表達能力。這是對秘書的特殊要求。會說話這是一門學問，而且是事關辦事的成敗的基礎。會說話最起碼要做到三點：口齒清楚;表達準確;懂得說話藝術。前兩條是基本的，第三條石進一步要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等，需要我們由淺而深的去掌握。

　　4.應變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發展的，人們辦事的計劃和方案，常常會與現實不太相符，甚至大相徑庭;有時會突然變化，把原來的計劃和方案完全打亂。在這種情況下，辦事人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速作出決策，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置，以達到預期目的。

　　5.交際能力。處理人際關系是一門學問，而交際能力又是處理人際關系的重要因素。一個秘書如果很善于交際，見面就熟，是人很容易接近，也容易被人信賴，那么辦事的成功率就會比較高。“交際能力又大多體現在協調工作和與領導的相處當中，而這兩方面對于秘書人員事業的發展至關重要”，所以學習交際藝術，提高交際能力，并非無足輕重。

　　還有其他一些能力。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

　　(二)較強的文字處理能力

　　文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道，人們常把秘書成為“秀才”，道理正在于此。

　　“秘書人員的文字處理能力，不是單純的文筆技巧問題，它實際是較高的政治理論水平、豐富的科學文化知識和現實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養的綜合反映，也是一種綜合性能力”。

　　秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。

　　(三)熟練掌握辦公自動化設備的技能

　　論秘書應具備的素質論秘書應具備的素質“隨著時代的發展，現代技術在辦公室已經普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業務又懂電腦技術的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。

　　二、智能素質

　　業務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業務能力的基礎。因此，秘書人員的業務素質與他們的智能素質密切相關。

　　智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。

　　(一)完善的知識結構

　　秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書應該具有的這種知識結構主要包括：國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結構需要秘書在日常生活中要不斷學習積累才能完成。

　　(二)思維能力

　　人智能的高低，是有思維能力開發程度決定的。所以思維能力的開發尤其要引起秘書的注意。從秘書工作的角度看，這種思維能力主要包括：語言表達能力，邏輯能力，思辨能力，認識能力，領會能力等。

　　1.語言表達能力。語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也就表達不出思維結果。思維越深刻、越復雜，越需要語言加以正確表達;詞匯越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個秘書人員，既不斷通靈道人打交道，有不斷同各種普通人打交道，缺乏思維能力，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

　　2.邏輯能力，思維能力，認識能力。這幾方面都是思維的基本功和基本要素。秘書人員應當加強這三方面的鍛煉，以提高思維的能力，從而能夠熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的現象和本質，這樣可以鍛煉一個人的智能。

　　3.領會能力。它包括聽力、反映反射能力，它是秘書人員必不可少的智能。上級交代意圖、布置工作要領會，下邊匯報情況、請示工作，也要領會。秘書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。

　　(三)臨機處事能力

　　“臨機處事能力和應變能力很相近，但還不只是應變能力，而是在一切情況下表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機制靈活的智能”。它是以知識、經驗和思維力做后盾的，并與心理素質、行為智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛煉。秘書工作內容豐富，千頭萬緒，缺乏臨機處事能力的秘書人員是做不好工作的。如果遇到緊急事件，一般都是秘書人員先知道然后報告領導人指示搶救，做好善后工作。秘書人員接到這樣的突發事件的信息后，要做到臨危不亂，搞清事件情況，及時準確向領導匯報。

　　(四)記憶能力

　　很強的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認人、記人、記事。這就要求秘書人員強記博取，應付自如。記人除了掌握方法、訣竅之外，主要還靠平時勤下功夫多動腦子。

　　(五)自省能力

　　自省能力又叫反思能力，是指一個人隨時回顧自己的言行，總結自己成功的經驗和失敗的教訓，發現自己的過失和不足。常常自省的人，容易開發智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，而他們的工作又是為領導機關、領導人服務的，特別要求事情辦得妥帖、得體，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長起來。

　　三、心理素質

　　秘書人員的心理素質與做好工作很有關系。就一般情況說，秘書人員應具備的良好心理素質包括以下幾方面。

　　(一)堅毅的意志

　　意志是自覺地確定目的，并支配行動，以實現預定目的的心理活動。意志有自覺性、堅韌性、果斷性和頑強性等積極品質;也有盲目性、脆弱性、優柔性和頑固性等消極品質。秘書人員要鍛煉和培養自己堅定意志的毅力，在確定目的和接受任務時，要加強自覺性，克服盲目性;在遇到困難和挫折時，要堅忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而廢;在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。

　　(二)隨和的性格

　　性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和關心群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中有利條件，增強自強，自信、自愛，千方百計的完成工作任務。一般來說，對秘書人員的性格要求是：豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣、友愛合作。

　　(三)平穩的情感

　　情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

　　(四)應變的興趣

　　興趣是人們力求認識某種事物或從事某種活動的傾向，即通常人們所說的愛好。興趣也是一種具有積極情緒色彩的心理傾向，是社會實踐中形成和發展起來的，也可以在社會時間中改變。當一個人對某種事物具有興趣時，他就把自己的注意力經常集中和趨向于某種事物上，同時對該事物產生一定的情感。優秀的秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，能使之在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。

　　四、職業道德素質

　　職業道德就是源于職業本質、具有職業特征的行為規范。職業道德是職業的生命。秘書的職業道德主要表現在以下幾個方面。

　　(一)“忠于職守，自覺履行各項職責各行各業的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職。這是職業道德的一條主要規范”。作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責，認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

　　(二)兢兢業業，甘當無名英雄兢兢業業，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，在具體而緊張的工作中，腳踏實地，密切聯系實際和群眾，不計個人得失，有著吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。

　　(三)謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德。秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。辦事要公道正派。秘書人員對領導對群眾都要一視同仁，秉公辦事，平等相待。切忌因人而異，親疏有別，更不能看來頭辦事情。只有公道正派的秘書人員，才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。熱情服務。秘書人員要把為領導服務，為本單位各職能部門服務，為群眾服務當作自己的神圣職責，要充分認識自己所從事的工作所具有的重要作用。

　　(四)遵紀守法，廉潔奉公，不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。遵紀守法指的是秘書人員要遵守職業紀律和與職業活動相關的法律、法規。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。

　　(五)恪守信用，嚴守機密秘書人員恪守信用，就是要遵守信用、遵守時間、遵守諾言，言必信，行必果。遵守時間，領導找秘書人員匯報工作，秘書人員不準遲到。秘書人員自己安排的會議或會談，自己要事先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。“秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多”，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

　　高級秘書應具備的素質

　　1、 高效的工作能力。

　　能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應各種環境的變化和工作節奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。

　　2、 善于人際溝通。

　　秘書最重要的職能是上傳下達。當老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團隊關系和公司的動作，秘書應該用溝能的藝術，化解上下級之間的尷尬和猜疑。

　　3、 有外交家的平衡術。

　　躋身于公司各種勢力格局中，善于靈巧應對，能把握各種利害關系，找到一個最佳平衡點。

　　4、 能擔當重要責任。

　　高級秘書負責各領導層的溝通和聯絡，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領導最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹言慎行、張弛有度，深入了解領導的喜好是有用的護身符。

　　5、 有良好的社交能力。

　　熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關系。這時公關技巧的運用是必不可少的。

　　此外，服務于不同的行業，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務所需要懂得相關法律知識的秘書，而商務公司中又需要有良好的商務談判能力和協調能力，最好還能具備企業管理知識、財務知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經驗的累積，因此一般年齡在30-40歲左右的女性是最合適的。

　　秘書工作需要具備哪些素質

　　基本素質

　　身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體 狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

　　心理素質：要時刻 保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心 態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒 無常的人是不可能做好秘書工作的。

　　業務素質

　　理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識， 包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。

　　實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多 向有經驗的人學習。

　　辦事能力：秘書工作繁雜、瑣 碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事 務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技 巧。

　　文化素質

　　社會科學學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文 化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。

　　外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交 往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂 業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

　　此外，學會一些 有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

　　俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你 顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那 一刻。

　　但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個 “重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不 能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

　　企業秘書應具備的十種基本素質

　　1. 忠誠

　　對秘書而言，忠誠是職業道德的根本所在，是秘書最大的德，檢驗的標準重點是看政治上是否可靠，是否真心向組織、向領導負責。敢于向領導講真話，講實話，反映真實情況。領導不需要等靠依賴的秘書，有時經過獨立思考而堅持自我觀點的秘書，比一個不經思索而接受領導觀點的秘書更值得肯定。負責也不光是順從，秘書要知道領導的難處，積極主動地出謀劃策，同時還要敢于擔當，甘于受過，有時可能會受一些委屈。

　　2. 學習

　　“非學無以廣才，非志無以成學。”秘書要把學習當成一種責任，一種追求。要加強政治理論的學習，要熟知黨和國家的重大方針政策，以及企業的重大決策部署，努力成為理論方面的“專家”。要加強業務知識的學習，熟悉各種類型文稿的結構特點和寫作規律，努力成為勝任本職工作的“行家”。要加強多學科知識學習，了解企業內部管理、安全生產、金融資本等專業知識的學習積累，努力成為掌握豐富知識的“雜家”。

　　3. 積累

　　要把積累作為秘書工作的一項行為習慣，多動眼、多動腦、多動手、多留心，要熟悉掌握領導在不同場合的講話材料，不斷積累知識、積累思想、積累經驗。對認真研究、仔細揣摩過的資料進行再整理的過程，也是一次學習、提高的過程，日積月累、積久成學，必定能“厚積而薄發”。

　　4. 思維

　　思維方式決定工作方法，工作方法決定工作水平。秘書思維窄了，就把握不好全局;思維保守了，就打不開思路，放不開手腳;思維絕對了，看問題就容易走極端。好秘書做工作要多動腦筋，不斷進行歸納、概括、提煉，透過現象抓本質，找出帶有普遍性的規律。關鍵的時刻能夠打破思維定勢，活學活用，形成自己的觀點。同時還要學會辯證地看問題，具體問題具體分析，全面看待事物的正反兩個方面。

　　5. 領悟力

　　領悟力更多的是看其與領導間的默契程度，領悟力強，工作就會得心應手，否則就會事倍功半。

　　一是要準確領會領導意圖，關注領導的所思所想，清楚他要干什么、解決什么問題、達到什么目的。

　　二是增強角色意識，角色決定角度，角度決定高度，站在領導的角度和層面想問題、辦事情，關起門來當領導。

　　三是作為文字秘書還要善于領悟領導的個性特點和語言風格，因人、因事、因時而異。

　　6. 睿智

　　當秘書，業務不能太單一，除了坐下來能寫，站起來還要會講，走出去還要能干，處理問題張馳有度。要善于跟領導溝通，善于跟機關和基層溝通，善于跟部門的領導和同事溝通。人太直，則無智，秘書做事不能太機械，要以大局為重，靈活性不是工作小技巧，而是人生大本事，固執魯莽只能給領導添亂，幫倒忙。

　　7. 自律

　　秘書要擺正個人位置，明白哪些事能做，哪些話能說：

　　一是向上級報告工作要實事求是，向下級傳達精神要原汁原味。

　　二是保密意識要強，絕不能拿單位的機密、領導的隱私當談資，絕不能拿領導對某些干部的意見看法等，討好當事人。

　　三是要守住做人做事的底線，把握好自己，不搞特殊化，絕不能打著領導的旗號辦私事，借助職位之便謀私利。

　　8. 用心

　　秘書要在吃透上情，掌握下情，找準規律上用心。

　　一是不能脫離企業的大環境、大背景思考問題，企業要求什么，領導關注什么，這些都應該在制度文件和報告講話中充分體現出來。

　　二是要加強對真實情況的掌握，注意觀察領導要求和執行落實間的差距，針對差距提建議。

　　三是要善于總結規律，要通過調查研究，把具有普遍性和長期指導意義的好經驗融入到規章制度中去。

　　9. 嚴謹

　　“舉重若輕顯能力，舉輕若重顯精神。”秘書工作處在企業工作聯系的中樞環節上，一頭連著戰略，一頭連著細節，往往越是一些經常性、重復性的工作，越會因麻痹大意而出現差錯。因此，大家必須要把嚴謹精細的作風落實到工作的全過程，克服“一般化”的粗糙做法，杜絕“過得去”的應付思想，努力實現“辦文零差錯、辦會零失誤、辦事零缺陷”。

　　10. 心靜

　　秘書工作是個苦差事，非淡泊無以明智，非寧靜無以致遠。

　　一要吃得了這份苦，以積極向上的精神狀態，正確對待苦樂得失，在艱辛中體驗快樂。

　　二是要保持良好心態。要學會擔待，不患得患失，領導表揚了不忘乎所以，領導批評了不鬧情緒。

　　三是要耐得住寂寞。把主要心思放在工作上，不浮躁、不跟風，不在職務、待遇上迷失了自己。四是要甘于奉獻，甘居幕后，當好配角。

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